Terug van vakantie claimt medewerker ziekte tijdens vakantie. Hoe ga je daar als HR mee om?
Het gebeurt regelmatig. Een medewerker komt terug van vakantie en vertelt dat hij of zij tijdens de vakantie ziek is geweest. Vervolgens vraagt de medewerker om de opgenomen vakantiedagen om te zetten naar ziektedagen.
De eerste reactie is vaak: “Hoe weet ik of dit klopt?”
Dat is begrijpelijk, maar niet de juiste eerste stap.
Begin bij het verzuimprotocol
Een goed verzuimprotocol is in dit soort situaties vaak leidend. Daarin staat welke verplichtingen een medewerker heeft wanneer hij of zij tijdens de vakantie ziek wordt.
Denk bijvoorbeeld aan:
- de medewerker meldt zich op de eerste ziektedag bij de werkgever of HR;
- de medewerker blijft bereikbaar;
- indien nodig bezoekt de medewerker een arts op de vakantiebestemming en vraagt om een medische verklaring;
- de medewerker volgt de geldende verzuimvoorschriften.
Wanneer een medewerker deze afspraken zonder goede reden niet naleeft, kan dat gevolgen hebben voor de beoordeling van het verzoek om vakantiedagen om te zetten naar ziektedagen. De werkgever heeft dan minder mogelijkheden om achteraf vast te stellen of daadwerkelijk sprake was van arbeidsongeschiktheid.
Voer het gesprek zorgvuldig
Ga niet uit van wantrouwen, maar ook niet van automatische goedkeuring.
Bespreek onder andere:
- Wanneer zijn de klachten ontstaan?
- Is de ziekte direct gemeld volgens het verzuimprotocol?
- Is een arts bezocht?
- Zijn er medische documenten beschikbaar?
- Was de medewerker daadwerkelijk niet in staat om van de vakantie te genieten?
Het doel van het gesprek is niet om de diagnose te beoordelen, maar om zorgvuldig vast te stellen of de medewerker tijdens de vakantie arbeidsongeschikt was.
Voorkomen is beter dan genezen
Veel discussies ontstaan doordat medewerkers niet weten welke verplichtingen zij hebben tijdens een vakantie.
Mijn advies aan organisaties: besteed in het verzuimprotocol expliciet aandacht aan ziek worden tijdens vakantie. Leg duidelijk vast wat van medewerkers wordt verwacht en communiceer dit vooraf. Dat voorkomt discussies én teleurstellingen achteraf.
Mijn visie als HR-adviseur
Een ziekmelding tijdens de vakantie vraagt om een zorgvuldige afweging. Niet iedere claim is terecht, maar ook niet iedere claim is onterecht.
Een duidelijk verzuimprotocol, een zorgvuldig gesprek en kennis van wet- en regelgeving vormen samen de basis voor een goede beslissing. Daarmee bescherm je zowel de belangen van de organisatie als die van de medewerker.
Hoe is dit binnen jouw organisatie geregeld? Is jullie verzuimprotocol hier duidelijk over?