Functioneringsgesprekken zijn vaak een gemiste kans

Een formulier invullen, een uurtje praten, handtekening eronder en klaar.

Herkenbaar?

Dan wordt het functioneringsgesprek een jaarlijks ritueel in plaats van een waardevol HR-instrument.

En dat is zonde.

Want een goed functionerings- of voortgangsgesprek kan juist veel opleveren: duidelijkheid over verwachtingen, betere samenwerking, ontwikkeling van medewerkers en – misschien wel het belangrijkste – het tijdig bespreekbaar maken van wat niet goed loopt.

Het gesprek begint vóórdat je aan tafel zit

Mijn aanpak begint met voorbereiding.

Laat medewerker en leidinggevende onafhankelijk van elkaar hun beeld geven van het functioneren.

Kijk daarbij bijvoorbeeld naar:

• functie en verantwoordelijkheden;
• rol en houding;
• samenwerking;
• resultaten;
• ontwikkeling;
• verwachtingen over en weer.

Pas daarna leg je de formulieren naast elkaar.

Waar zijn de beelden hetzelfde?

Maar vooral:

Waar verschillen ze?

Want juist daar zit de waarde van het gesprek.

Verschil van inzicht is geen probleem

Een leidinggevende kan bijvoorbeeld vinden dat iemand onvoldoende initiatief toont, terwijl de medewerker juist denkt dat hij zorgvuldig handelt en eerst afstemming zoekt.

Wie heeft er gelijk?

Misschien wel allebei.

Het interessante gesprek begint met:

“Hoe komt het dat wij hier verschillend naar kijken?”

Niet overtuigen.
Niet verdedigen.
Maar onderzoeken.

Wat ziet de ander?
Wat bedoelen we eigenlijk met “initiatief tonen”?
Welke verwachtingen zijn uitgesproken?
En welke verwachtingen zijn misschien nooit besproken?

Dat is voor mij de kern van goed HR-advies: verschillen bespreekbaar maken voordat ze problemen worden.

Maak van woorden concrete afspraken

Aan het einde van het gesprek moet duidelijk zijn:

Wat spreken we af?

Niet: “We gaan beter communiceren.”

Maar bijvoorbeeld: “We spreken iedere twee weken 15 minuten af om de voortgang te bespreken.”

Maak afspraken concreet, wijs verantwoordelijkheden toe en spreek af wanneer je opnieuw met elkaar naar de voortgang kijkt.

Leg de afspraken vast in een kort en duidelijk verslag. Laat de betrokkenen het verslag ondertekenen voor gezien en akkoord.

En minstens zo belangrijk: plan het vervolgmoment direct in.

Wacht niet tot het volgende functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek zou wat mij betreft nooit het moment moeten zijn waarop iemand voor het eerst hoort dat er iets niet goed gaat.

Daarvoor is feedback te belangrijk.

Daarvoor zijn verwachtingen te belangrijk.

En daarvoor is de samenwerking te belangrijk.

Goed HR betekent voor mij niet achteraf vaststellen wat er misging, maar vooraf duidelijk zijn over verwachtingen en gedurende het jaar blijven bijsturen.

Een functioneringsgesprek is daarom geen eindpunt.

Het is een moment van reflectie, verbinding en richting.

En als je het goed doet, zijn er daarna niet méér vragen, maar juist méér duidelijkheid.

Nauta4HR
Daadkrachtig in aanpak. Empathisch in verbinding.
Strategisch waar mogelijk. Praktisch waar nodig.